Les tâches des secrétaires des études d’huissier

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Aujourd’hui, je réponds à la question de Frédéric qui me demande quelles sont les tâches des secrétaires d’huissier de justice.

Avant de vous détailler les tâches des secrétaires d’huissier de justice, je vous rappelle que vous êtes libre de recevoir gratuitement mon bonus « Victime d’un impayé, la solution simple et efficace pour retrouver votre argent »Je vous conseille de le télécharger de suite, même si vous ne vous en servirez que plus tard parce que vous saurez tout de suite réagir face à l’impayé et retrouver votre argent.

Vous pouvez également le télécharger si ça vous intéresse de travailler dans une étude d’huissier de justice parce que la procédure que je vous explique dans mon livre est en fait une procédure de base dans les études, donc que tout clerc, tout secrétaire justement pour répondre à la question de Frédéric, se doit de connaitre. Cliquez ici pour savoir comment trouver un emploi ou un stage dans une étude d’huissier de justice

Les tâches de secrétaire à l’étude, c’est une question qui finalement n’est pas si fermée que ça parce que tout le monde dans une étude peut faire beaucoup de tâches que fait une secrétaire. Et cette personne-là pourra également tenir, selon son ancienneté, selon ses qualités, selon ses talents, une place ou des responsabilités qui peuvent être dévolues à un clerc.

Ce que je vais vous dire peut être amené à évoluer. Un secrétaire peut ne pas faire tout ça, ou peut en faire un peu plus :

1. L’accueil : un poste clé donné aux secrétaires de confiance

Identifier les dossiers : les personnes se présentent en disant leur nom et leur prénom. Il faut vérifier :

  • Leurs coordonnées,

  • Leur adresse actuelle,

  • Savoir à quel(s) dossier(s) se rattache cette personne-là,

  • Bien voir où on en est dans le dossier,

C’est presque une tâche de clerc !

Ça c’est quelque chose qui vient avec l’expérience. Mais un secrétaire peut parfaitement s’en occuper une fois que le logiciel est maitrisé ainsi que les procédures.

  • Il faut demander aux personnes qui se présentent un justificatif de leur situation,

  • Voir évidemment avec eux pour un accord de règlement,

Au téléphone la tâche est la même, avec une difficulté supplémentaire qui est l’importance de respecter le secret professionnel.

  • Le téléphone n’est pas toujours une tâche très simple et c’est également, tout comme l’accueil à mon sens, un poste stratégique, parce qu’il faut être :

  • Agréable,

  • Poli,

  • Faire preuve de fermeté,

Puisque c’est ce qui exige une étude d’huissier de justice.

2. La gestion des dossiers amiables

Vous avez parfois des secrétaires à qui sont confiées les gestions des dossiers amiables. Ce sont des sommes à recouvrer pour lesquelles il n’y a pas de décision de justice mais les études d’huissier de justice essayent justement de prendre des accords de règlement avec les personnes par téléphone et les paiements se font par Internet ou par voie postale, ou directement à l’étude.

Ce sont des tâches qui, sans surprise, peuvent être confiées à des secrétaires. Ce sont des postes stratégiques dans une étude parce que l’amiable est un domaine qui se développe.

3. La régularisation des actes signifiés : clerc significateur ou secrétaire d’huissier ?

Une fois que le logiciel est maîtrisé, il y a également la régularisation des actes qui ont été signifiés par le clerc significateur. Je vous l’ai expliqué dans cette vidéo.

Certains clercs significateurs, quand ils reviennent à l’Etude, donnent leurs tournées, leurs actes, pour qu’ils soient enregistrés dans le logiciel et qu’on puisse savoir comment ils ont été remis à la personne. Cette tâche s’appelle le passage au répertoireElle peut être confiée aux secrétaires.

4. Les actes pénaux

Tout ce qui concerne l’aspect pénal. Le Procureur de la République ou le tribunal peuvent charger l’huissier de justice de délivrer des citations pénales ou de faire signifier des décisions de justice pénales.

La préparation de ces procédures-là peut être confiée aux secrétaires selon leur formation.

 

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Comme je vous le disais, ce sont des postes qui peuvent évoluer. Une secrétaire ou un secrétaire peut être assermenté. Ça veut dire qu’il pourra signifier des actes aux personnes qui se présentent à l’Etude. Par exemple, en matière pénale, ça peut arriver que les secrétaires soient amenées à expliquer aux personnes « Vous êtes convoqué devant le tribunal correctionnel à telle date » ou « le tribunal a décidé ceci, cela, nous vous remettons la décision et vous avez un recours pour contester la décision ».

Le poste de secrétaire peut aussi évoluer en fonction des formations.

Il faut voir avec l’employeur, avec l’huissier de justice, si cela vous intéresse et s’il le peut, pour qu’il vous envoie en formation. Finalement, les tâches du poste de secrétaire dépendent en partie de vous : c’est un poste qui peut être amené à évoluer. Mon conseil : formez-vous ! Car qui dit se former, dit de plus grandes responsabilités et dit également possibilité de négocier un meilleur salaire.

5. Le classement et les archives

Une des dernières tâches dont je vais vous parler dans cette vidéo pour répondre à Frédéric, c’est également ce qui concerne le classement et les archives. Ça a l’air anodin comme ça mais je pense que ça ne l’est pas du tout, bien au contraire :

  • Si une personne classe mal,

  • Se trompe de dossier,

  • Classe les décisions dans les dossiers des homonymes,

  • Classe mal des courriers ou ce genre de choses,

C’est juste impossible de traiter correctement les dossiers.

Donc oui, le classement et l’archivage ont l’air ennuyeux et c’est parfois lourd. Mais ça reste une tâche très très importante et on ne peut la confier qu’à des personnes fiables.

De toute façon, je pense qu’avec le temps ce sont des tâches qui vont disparaître au profit du scan et du fait de récupérer les documents scannés dans les dossiersMais là, c’est pareil : si vous récupérez votre scan dans un mauvais dossier, vous ne retrouverez plus jamais la trace ou la preuve de l’envoi qui a été scanné, que vous récupérez dans le dossier… Donc ce sont des tâches qui ont l’air simples comme ça mais qui ne le sont pas du tout !

Bien évidemment un secrétaire fera également l’affranchissement et commandera les fournitures de l’étude si besoin, il surveille les stocks.

Ce sont des petites choses mais elles font la différence au sein des études d’huissier de justice.

Bref vous l’aurez compris, c’est un poste clé qu’il ne faut pas sous-estimer et si vous souhaitez postuler pour ce genre de poste, vous ne vous ennuierez pas.

On vous confira également la gestion de procédures dites simples, si vous êtes digne de confiance et si vous savez faire preuve de bon sens et d’esprit pratique.

Voilà Frédéric, j’espère avoir répondu à ta question. On se retrouve demain pour une nouvelle vidéo du défi « 30 vidéos en 30 jours ». Merci d’avoir regardé cette vidéo !

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